Digitalizujte své dokumenty pro rychlejší a snadnější přístup
Jak výrobce tráví méně času správou dokumentů a více času řízením podniku
Výzva
Středně velký výrobce měl potíže se správou tištěných dokumentů. Carla, ředitelka oddělení správy záznamů, trávila hodiny hledáním chybně uložených a ztracených papírových dokumentů, což často vyžadovalo časově náročné cesty do externího úložiště. Také neexistoval žádný formální plán obnovy po havárii.
Řešení
Pomocí softwaru pro správu dokumentů společnost naskenovala a digitalizovala své záznamy pomocí multifunkční tiskárny s technologií Xerox® ConnectKey®. Zaměstnanci nyní získají okamžitý a bezpečný přístup k digitálním dokumentům pomocí svých ID. Více uživatelů nyní může přistupovat ke stejnému aktualizovanému dokumentu současně, což zjednodušuje pracovní postup. Záznamy jsou replikovány v cloudu pro obnovu po havárii, což nabízí 99% dostupnost a přístup kdekoli na světě.
V akci
1. Jednoduchost v celé své kráse
Karla umístí papírové záznamy do podavače dokumentů Xerox® MFP a dotkne se ikony IMS Scan na dotykové obrazovce.
2. Intuitivně a přirozeně
Vybere si možnosti skenování, odpoví na dvě otázky z rozbalovací nabídky, zadá jedinečné číslo souboru a dotkne se tlačítka “Start”, aby naskenovala dokumenty.
3. Orientace na řešení
Díky digitalizaci všech záznamů má nyní Karla a její spolupracovníci přístup ke všem dokumentům ze svého počítače nebo příručního zařízení.
4. Snadno přístupné
Zaměstnanci mohou snadno vyhledat a vytisknout dokumenty z jakéhokoli zařízení s podporou technologie Xerox® ConnectKey® (s nainstalovanou aplikací App Print z IMS). Jednoduše vyberou tlačítko „Tisk z IMS“ na rozhraní dotykové obrazovky, zodpoví vyhledávací dotazy týkající se dokumentu, který je zajímá, a zvolí „Tisk“.
