Obor podnikání
IT firma ORBIT s.r.o. – konzultační společnost a dodavatel komplexních softwarových a hardwarových řešení, zejména v oblasti datových center a koncových bodů.
Výchozí situace před nasazením CRM
ORBIT používal společnou aplikaci, založenou na Lotus Notes, kterou vyvinulo, udržovalo a dále rozvíjelo interní IT oddělení. Aplikaci používala všechna oddělení – obchodní oddělení a jeho podpora, dodavatelské i účetní.
Obchodní oddělení v ní evidovalo obchodní příležitosti – získání potenciální příležitosti, její vývoj, postupné
sbírání obchodních informací, vyjednávání, až uzavření nebo ztrátu příležitosti. Postupně doplňovali podklady
pro dodavatelské oddělení. Příležitost se přeměnila na zakázku.
Dodavatelské oddělení doplňovalo údaje a spravovalo odbavování zakázky – získávalo podklady pro objednání
zboží od dodavatelů a řídilo činností konzultantů ORBIT; evidovalo postup vypořádání zakázky a postupně předávalo
na účetní oddělení. Mimo činností přímo se zakázkou vedli v aplikaci agendy licencí, dodavatelských smluv, servisních smluv a projektů.
Účetní oddělení získávalo podklady pro fakturaci, které importovali do účetního systému Helios.
Interní IT oddělení bylo zbytečně přetížené a společná aplikace vedla ke kompromisům, které části udržovat a rozvíjet.
Proto padlo rozhodnutí, nahradit aplikaci novým řešením.
Základní cíle projektu
Moderní aplikace
- Možnost práce na mobilním telefonu a tabletu
- Moderní vizualita a ergonomie
- Propojení s MS Outlook
Úleva internímu IT
- Hotové řešení, které vyžaduje jen mírné úpravy
- Cloudové řešení
- Externí dodavatel
Efektivnější řízení
- Snazší evidence obchodních cílů a jejich plnění
- Pohodlná evidence komunikace se zákazníkem
- Budoucí správa marketingových kampaní
Nasazené řešení
Bylo vybráno D365 (cloudové CRM řešení).
Během prvotní analýzy se rozhodovalo, které agendy přenést. Rozhodlo se, že minimálně v první části není nutné
převádět celou aplikaci. Zároveň se ukázalo, že nejde vyjmout jen obchodní procesy, protože shodné údaje ve stejný
čas spravují jak pracovníci obchodu, tak pracovníci dodavatelského oddělení. Do CRM tedy byla přenesena nejen
obchodní agenda, ale i celý následující proces přerodu příležitosti v zakázku, její vypořádání, a přípravu pro fakturování. Jádrem CRM je obchodní příležitost, která se v průběhu životního cyklu mění na zakázku. Do řádku příležitosti se zadávají nabízené produkty a služby. S příležitostí i nadále pracují všechny skupiny uživatelů – de facto je nad ní vytvořen proces, v jehož průběhu si zakázku přebírají jednotlivé skupiny pracovníků.
Obchodníci evidují průběh obchodu. Podporují je obchodní koordinátorky. Vytváří nabídku, kterou exportují do excelu a odesílají zákazníkovi. Vyjednávají se zákazníkem, upravují parametry, a příležitost vyhrají nebo ztratí.
Při získání příležitosti využívají její data pracovníci dodavatelského oddělení a doplňují další svoje údaje. Objednávají
zboží od dodavatelů a řídí práci ostatních pracovníků, kteří dodávají související služby. Postupně zakázku vypořádají
a předají na účetní oddělení.
Účetní oddělení připojuje další svoje údaje, připravuje si podklady pro faktury. Podklady exportuje do souboru, který
importuje do účetního systému Helios.
Mimo základní obchodní proces byly připraveny funkce pro ulehčení pravidelných činností:
- Generování pravidelných servisních zakázek pro fakturaci – servisní smlouvy jsou evidované v CRM
- Import prací provedených na projektech pro fakturaci – data jsou exportována z původní aplikace Lotus Notes
- na správu projektů
- Dodatečně byla přidána správa zákaznických licencí. CRM vytváří licence ze zakázek, eviduje je a notifikuje obchodníky před vypršením licence.
Přínosy :
- Lepší ergonomie systému
- Spolupráce s Outlookem
- Nezávislost na notebooku – možnost pracovat s dalšími mobilními zařízeními
- Zlepšení obchodního reportingu – okamžitý pohled na obchodní data za jednotlivé obchodníky – snadná kontrola
Plnění plánu:
- Snížení tlaku na interní IT
Typ CRM:
- Řízení obchodu
- Custom vývoj
